En primera instancia es importante precisar que esta función surge como respuesta a los problemas de acumulación y explosión de documentos.
En este tenor de ideas, es bien sabido que la acumulación de documentos y explosión documental es una de las mayores problemáticas a nivel gubernamental.
Al mismo tiempo, las instituciones en su mayoría no cuentan con la capacidad de garantizar el debido resguardo de la documentación, ya que el costo por el almacenaje y la gestión de los acervos resulta ser muy alto.
Asimismo, no cuentan con el personal especializado para llevar a cabo esta actividad compleja, trayendo como consecuencia décadas de acumulación documental que a la postre resulta ser un problema mayúsculo y resolverlo requiere de una buena inversión de recursos.
Esta actividad resulta ser de importancia capital, ya que permitirá:
- Determinar el destino final de los documentos. (valoración)
- Ya sea para su Conservación (transferencia secundaria), o
- Para su Eliminación (Baja documental).
- Promover la correcta gestión documental en el sistema institucional de archivos de las instituciones.
- Promover la eliminación razonada de la información documental que no posea valores históricos.
- Identificar y seleccionar la memoria histórico-documental de las instituciones.
- Evitar la acumulación descontrolada.
- Reducir los costos a las instituciones por el almacenaje, conservación y preservación de los acervos.
- Cumplir con la Ley General de Archivos y demás normatividad aplicable.
- Acceder a la información de manera rápida, eficaz y confiable.
- Contribuir a mantener la integridad y autenticidad de los documentos.
- Permite una correcta rendición de cuentas y acceso a la información.
Entre otras muchas bondades de llevar a cabo esta función archivística tan importante y de gran responsabilidad.
Ramírez DeLeón, José Antonio (diciembre 2011). “Metodología para la valoración y disposición documental”. AGN. México.