Almacenamiento de Documentos
El almacenamiento de copias impresas invariable equivale al almacenamiento de papel. El almacenamiento de copias impresas debe diferenciarse de los medios de almacenamiento digitales o magnéticos. El almacenamiento digital generalmente incluye archivos de MS Word y PDF, mientras que el almacenamiento magnético incluye cintas, CD, DVD, videos y almacenamiento en disquetes.
El almacenamiento de copias impresas a menudo se considera obsoleto y, en su lugar, siempre se deben preferir las formas de almacenamiento digitales o magnéticas.
5 Razones de la importancia del almacenamiento físico
1. El almacenamiento de copias impresas es ideal para el almacenamiento a largo plazo
Si planea almacenar documentos durante un período superior a treinta y cinco años, debe considerar el almacenamiento de copias impresas en lugar de otros medios de almacenamiento.
Las formas de almacenamiento digitales y magnéticas corren el riesgo de volverse obsoletas y / o redundantes. Los documentos en papel tienen una vida útil de alrededor de 200 años cuando se almacenan correctamente. Los medios de almacenamiento digitales y magnéticos se basan en dispositivos externos para recuperar su contenido. Ya hemos visto la muerte del disquete, el microfilm y la cinta de casete. ¡En otros cuarenta años quién sabe lo que pueda pasar! Si planea almacenar documentos durante un período superior a treinta y cinco años, sepa que corre el riesgo de no recuperar nunca los datos debido a la falta de equipo de procesamiento disponible.
Es posible que pueda convertir una forma de datos electrónica o magnética en otra (por ejemplo, casete a digital), pero tenga en cuenta que corre el riesgo de perder parte de la calidad de esos datos en el proceso.
2. Las copias impresas son las mejor opción para los documentos oficiales o cuando la autenticidad sea un bien escaso.
La copia impresa gana donde la autenticidad es importante. Si el documento en cuestión es un testamento o se relaciona con la propiedad de la tierra, es posible que se le solicite legalmente que mantenga los documentos en formato impreso.
A pesar de los intentos en contrario, los documentos electrónicos tienen una mayor vulnerabilidad al fraude que sus equivalentes en papel. Uno solo tiene que mirar el problema con el que se ha encontrado ‘Bitcoin’ para probar este punto.
Cualquier documento que requiera una firma física claramente debe conservarse en formato de copia impresa, incluso si elige crear un duplicado digital. Los contratos de compraventa o de empleo son ejemplos típicos de documentos firmados que requieren formatos impresos.
Cuando escanea un documento en papel que contiene una firma, el valor probatorio de ese documento disminuye. Consejo: guarde copias en papel en caso de que luego deba confiar en ellas en el tribunal. Los documentos se firman por una muy buena razón y hacer equivalentes digitales disminuye significativamente su valor.
3. El escaneo descuidado de las copias impresas podría dañar la integridad de las copias digitales
Cuando cree una versión digital de un documento en papel, asegúrese de tener cuidado al escanear. El descuido o ‘error humano’ es una gran desventaja cuando se trata de digitalizar versiones impresas. De lo contrario, las secciones de un documento en papel podrían cortarse al convertirlo a digital. La pérdida de datos es un riesgo al realizar la conversión de cualquier tipo de medio a otro. Solo asegúrese de tener mucho cuidado al escanear documentos en papel.
Un consejo rápido es fotocopiar primero la copia impresa en papel y luego escanear la versión fotocopiada. Esto generalmente aumenta la precisión de la digitalización de copias en papel.
No hace falta decir que debe comparar cuidadosamente las copias digitales con sus originales en papel. Esto puede llevar mucho tiempo, pero vale la pena el esfuerzo a largo plazo.
4. Las copias impresas tienen menos riesgo de robo
Si la gente puede robar diamantes guardados en cajas de seguridad seguras, ¡la gente puede robar papel!
Si bien esto puede ser cierto, los documentos electrónicos son indiscutiblemente más vulnerables al robo que sus equivalentes en papel.
Si almacena documentos electrónicos en cualquier forma de red conectada a Internet, al menos sepa que alguien sentado en Australia o en Corea podría tener acceso a sus contenidos. ¡Este no es el caso de los equivalentes impresos!
Aunque todos los documentos corren el riesgo de ser robados, los documentos electrónicos tienen claramente un riesgo mayor que los equivalentes en papel.
5. Las copias impresas son más fáciles de destruir
Si obtiene una coincidencia con un documento impreso, tiene casi la garantía de que el documento no volverá a perseguirlo.
No es así con un documento electrónico.
Los discos duros se han caído de los aviones que viajan a 20.000 pies de altura en el cielo y los datos se han recuperado con éxito de los pedazos destrozados. Pulsar ‘eliminar’ no equivale a destrucción. Esto se debe a que el fantasma de los datos permanece en el disco duro. Un experto en recuperación de documentos utiliza equipos especializados para revivir documentos que de otro modo se habrían “ borrado ”.
La ‘copia de seguridad’ debería formar parte del vocabulario de cualquier profesional competente en almacenamiento de documentos (y profano en ese sentido). Disponer de un sistema para realizar copias de seguridad aprovechando preferentemente varios medios, tanto duros como blandos.
……………………………………………………………………………..
Adaptado de las siguientes fuentes:
securestorageservices.co.uk | Document Management