Por lo que hace al origen de esta función tan importante, Ramírez DeLeón en su “Cuaderno Metodológico” nos precisa que el origen tiene sustento en la producción masiva de documentos, y que a este fenómeno se le conoce como “explosión documental”, y se le puede atribuir como la causa primigenia y primordial de la valoración documental.
Por otro lado, Jannet Hernández en su artículo denominado “La valoración documental y sus efectos en la conservación del acervo documental de la CNCPC”, refiere de manera muy acertada haciendo hincapié en lo que señala Ramírez DeLeón que esa función surge para dar atención a esa producción masiva de documentos.
Continuando con el origen de esta función encontramos que Ramírez DeLeón, refiere que a pesar de que este fenómeno creció de manera exponencial hacia mediados del Siglo XX, desde un siglo antes iniciaron acciones de valoración en los países europeos. (Ramírez, 2011:14)
Asimismo, la autora del artículo ya mencionado Jannet Hernández, hace referencia a dos personajes importantes en la historia de la valoración documental los tratadistas estadounidenses Philip Brooks (1940) y Theodores Schellenberg (1956) ya que ellos son quienes elaboran propuestas cuyo sustento es a partir de atribuirle valor a los documentos (Jiménez, s/f: 177) texto parafraseado.
Por un lado, la propuesta de Brooks tenía sustento sobre tres criterios de valor:
- Para la institución que lo generó
- Para el estudio de la historia administrativa de la entidad productora.
- Para la historia en general.
Por otra parte, Schellenberg precisó dos conjuntos de valores para los documentos, tomando en cuenta:
- Su contenido, y
- Su uso.
Los primeros los llama valores primarios siendo estos clasificados en:
- Valor administrativo.
- Valor legal y
- Valor fiscal.
Los segundos denominados como valores secundarios los divide en:
- Valores evidenciales.
- Valores testimoniales y
- Valores informativos.
De esta manera Schellenberg planteaba que los valores documentales estaban relacionados a las funciones y usos de la información y por otro lado los concibe como valores probatorios que permitían al documento adquirir un carácter de evidencia histórica y de fuente de investigación (Ramírez, 2016: 22 en Jiménez Hernández, 2019: 177).