Cuando considera la cantidad de información que su empresa procesa a diario, es estresante pensar en lo que podría suceder si un ladrón de identidad o un estafador pusiera sus sucias manos en sus documentos impresos.
Dada la gran cantidad de papel y medios digitales que se acumula a lo largo del tiempo, las políticas y prácticas efectivas de destrucción de información son ahora un aspecto necesario para hacer negocios. Tener un método establecido puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo, esfuerzo, angustia, costos legales, vergüenza y más.
Por qué necesita proteger sus documentos impresos
Si la información de su empresa cayera alguna vez en las manos equivocadas, las consecuencias podrían ser perjudiciales para el futuro de su empresa. Mantener sus documentos protegidos podría ahorrarle a usted y a su empresa un mundo de problemas a largo plazo.
Imagínese que es el gerente de una gran práctica médica que está siendo demandada después de que 10,000 páginas de registros médicos llegaran a manos de un periodista de investigación o un ladrón. Cuando el abogado del demandante le pregunta el proceso que utiliza para deshacerse de las copias impresas, una respuesta como “Lenny, el informático, lo hace siempre que puede” es lo mismo que declararse culpable.
Por el contrario, una respuesta similar a “Tenemos una empresa certificada por la Asociación Nacional de Destrucción de Información (NAID) , vinculada externamente, que vacía nuestros contenedores de seguridad y tritura el contenido semanalmente” probablemente lo protegerá de una responsabilidad significativa.
El problema no es necesariamente la frecuencia con la que se trituran los datos. Se trata más bien de si la destrucción se realiza como práctica estándar. Como parte de una supervisión eficaz, se debe crear e implementar un sistema formal de destrucción de información .
Si la destrucción de datos se realiza de manera formal y documentada, los abogados del demandante tendrán mucho menos para usar en su contra. Esto significa que el caso probablemente sea juzgado a su favor por un jurado.
Crear un plan de gestión de documentos
Desde la creación hasta la destrucción, tener un plan que detalle el proceso de administración de sus registros importantes es una de las mejores formas de combatir las filtraciones de datos impresas.
Aquí hay ocho pasos que deberían ser los pilares de un programa de gestión de documentos sólido:
- Realizar un inventario completo de todos los registros.
- Determinar quién va a gestionar el proceso.
- Desarrollar un cronograma de retención y destrucción
- Determine la mejor manera de almacenar y administrar sus registros
- Cree y documente los procedimientos adecuados
- Cree un plan de recuperación ante desastres
- Capacitación e implementación
- Mantener y auditar el programa
Para conocer todos los detalles sobre cómo establecer un plan de gestión de documentos eficaz que proteja a su empresa, consulte este artículo: Cree un plan de gestión de documentos sólido
Refuerce su seguridad en el sitio
Tener un plan establecido para mantener sus documentos no es la única forma de mantenerse protegido. Existen medidas de seguridad física que puede tomar dentro de su edificio de oficinas para evitar que su empresa sufra una infracción de la copia impresa:
- Bloqueo de todo d poseer
- Instale alarmas de seguridad y contra incendios
- Limite el acceso a sus documentos críticos
- Etiquete todos los documentos, archivos y archivadores de forma adecuada
- Realizar auditorías periódicas
- Destruya sus registros de forma segura y documentelos cuando lo haga
Estas simples precauciones podrían evitar que tenga que lidiar con las consecuencias del robo de identidad o el fraude en el futuro.
Triture sus documentos de forma segura y regular
Al destruir con regularidad documentos confidenciales, protege a su empresa de una filtración de datos . Hay varias opciones disponibles para una empresa al considerar un programa de trituración. Obtenga más información sobre estas opciones a continuación:
Trituración móvil
La trituración móvil es la forma más cómoda y sin estrés de triturar sus documentos. En general, todo el proceso de trituración lleva unos 20 minutos y ni siquiera tiene que salir de la oficina.
El contratista de trituración simplemente le da a usted oa su empresa un contenedor seguro. Aquí, almacenará cualquier documento que necesite triturar. Puede establecer un horario para que el contratista venga y vacíe los contenedores de forma regular. O puede programar horarios de recogida sobre la marcha.
La trituración móvil es la mejor opción para las industrias que requieren el más alto nivel de seguridad para sus documentos. La trituración móvil recibe su nombre del hecho de que las máquinas trituradoras se encuentran dentro de camiones móviles. Esto les permite llegar a tu ubicación y triturar los documentos mientras miras. ¿Qué mejor manera de estar seguro de la destrucción que verla con tus propios ojos?
Trituración fuera del sitio
La trituración fuera del sitio está diseñada para trabajos de trituración de gran volumen. El proceso es muy similar a la trituración móvil en el sentido de que se recopilan documentos en contenedores grandes. Cuando los contenedores estén llenos o esté listo para triturar sus documentos, llame a su contratista de trituración para que recoja los contenedores.
La diferencia con la trituración externa es que los contenedores se transportan a una planta de trituración segura. Allí, pasan por una máquina trituradora de tamaño industrial. Sin embargo, debido a que no puede presenciar la destrucción de los documentos, la destrucción fuera del sitio es a menudo una opción más barata que la destrucción móvil.
Con la trituración fuera del sitio, la seguridad de sus documentos sigue siendo una prioridad máxima. Para empezar, el contratista nunca entra en contacto con sus documentos. Aún tiene garantizado un Certificado de Destrucción , y el proceso sigue cumpliendo con las regulaciones de FACTA y HIPAA , así como con las leyes estatales de destrucción de datos.
Trituración en casa
Otra opción para deshacerse de sus archivos en papel es realizar la trituración internamente. Esto a menudo parece una solución más económica a corto plazo; sin embargo, la trituración interna suele ser más cara a largo plazo.
Al triturar documentos internamente, debe haber políticas y procedimientos establecidos. Esto asegura que la destrucción de su información confidencial se llevará a cabo solo con métodos de destrucción aprobados. Esto incluye solo la compra de máquinas trituradoras y otros equipos que hayan sido aprobados por el Departamento de Seguridad de la Información.
Además, la persona que esté a cargo del proceso de trituración interna tendrá que ser remunerada y capacitada para manejar adecuadamente los documentos confidenciales. El tiempo dedicado a capacitar y triturar cada documento individualmente puede ser costoso en comparación con la subcontratación de su proyecto de destrucción.
¿Por qué son necesarios los contenedores de trituración seguros?
Los contenedores de trituración que le proporcionó su contratista de trituración ofrecen un espacio cerrado y completamente seguro para que pueda almacenar sus documentos entre los servicios de trituración programados. Incluso si alguien entrara en su oficina, no podría obtener los documentos de sus contenedores cerrados.
El tamaño de la bandeja que necesita depende de la cantidad de documentos que acumule para triturar. Por lo general, hay cuatro tipos diferentes de contenedores de trituración. Para obtener más información sobre el tamaño del contenedor que necesitará, consulte este artículo: La importancia de los contenedores de trituración seguros
¿Qué documentos debo poner en mi contenedor de trituración cerrado con llave?
Una vez que haya decidido en qué tamaño de contenedor necesitará almacenar los documentos para triturarlos, deberá establecer qué documentos deberán almacenarse en los contenedores. Este debe ser un plan bien documentado, denominado programa de retención de documentos .
Algunos de los documentos que debe incluir en su programa de retención de documentos incluyen:
- Archivos de personal
- Documentos fiscales
- Documentos de seguros
- Documentos de inversión
- Registros de propiedad
- Transacciones de negocios
- Cualquier cosa con información de identificación personal (PII)
Al final del día, los contenedores de trituración ayudan a proteger la información confidencial de empresas e individuos hasta que se pueda completar la destrucción final.
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Adaptado de las fuentes:
shrednations.com
Morgan O’Mara | 2021 | Paper Shredding