Preservación Digital a Largo Plazo
El servicio de digitalización de archivos de ASA Gestión Documental está diseñado para transformar archivos físicos o analógicos en documentos digitales, permitiendo un acceso más eficiente, seguro y organizado a la información.
Este servicio está orientado a organizaciones gubernamentales y corporativas que necesitan optimizar la gestión documental, reducir el uso de papel y facilitar el almacenamiento y consulta de grandes volúmenes de información de manera digital.
Servicio de Preservación Digital a Largo Plazo
- Escaneo de alta calidad: Utilizamos equipos de última tecnología que permiten escaneos en alta resolución, garantizando la claridad y legibilidad de los documentos.
- Indexación inteligente: Cada documento digitalizado se organiza mediante sistemas de indexación avanzados que facilitan la búsqueda y recuperación rápida de la información.
- Digitalización masiva: Capacidad de escanear grandes volúmenes de documentos en plazos cortos, adaptado a las necesidades del cliente.
- Seguridad de la información: Implementamos estrictos protocolos de seguridad digital y cifrado para asegurar la confidencialidad de los documentos durante el proceso de digitalización y almacenamiento.
- Formatos personalizables: Los archivos pueden ser convertidos a diferentes formatos (PDF, TIFF, JPEG) según los requisitos del cliente y la normatividad vigente.
Compatibilidad con sistemas de gestión documental (DMS): Los documentos digitalizados pueden integrarse directamente en los sistemas de gestión documental utilizados por las organizaciones
¿Por qué contratar el servicio?
- Acceso rápido y eficiente: La digitalización permite que los documentos se puedan consultar desde cualquier dispositivo conectado a la red, lo que ahorra tiempo y optimiza los procesos de trabajo.
- Reducción de espacio físico: Al convertir los documentos físicos en digitales, se optimiza el almacenamiento físico, liberando espacio en las oficinas.
- Conservación a largo plazo: La digitalización protege los documentos de daños físicos (por agua, fuego, deterioro, manipulación) y garantiza su conservación a largo plazo.
- Mejora de la seguridad: Los archivos digitales pueden estar protegidos mediante contraseñas, cifrado y copias de seguridad, reduciendo el riesgo de pérdida, acceso no autorizado o robo de información.
- Sostenibilidad: Al reducir el uso de papel, el servicio contribuye a una gestión más ecológica de los recursos, alineándose con políticas medioambientales.
Beneficios directos que aporta nuestro servicio
- Optimización de procesos: Los documentos digitalizados facilitan la automatización de procesos administrativos, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo el tiempo invertido en tareas manuales.
- Reducción de costos: Menos espacio físico, menor riesgo de deterioro y acceso rápido a los documentos permiten una gestión más rentable y eficiente de los recursos.
- Facilidad de acceso remoto: Los documentos digitalizados están disponibles para consulta desde cualquier lugar, lo que facilita el teletrabajo y la colaboración entre equipos en diferentes ubicaciones.
- Cumplimiento normativo: La digitalización asegura que las organizaciones cumplan con normativas vigentes sobre preservación, transparencia, rendición de cuentas y accesibilidad de la información, especialmente en sectores regulados como el gubernamental.
- Escalabilidad: El servicio permite la digitalización progresiva de documentos según las necesidades del cliente, ofreciendo flexibilidad en el manejo de grandes volúmenes de información.
El servicio de digitalización de ASA Gestión Documental es una solución integral que ayuda a las organizaciones a modernizar su gestión documental, aumentar su eficiencia operativa y asegurar la integridad de sus archivos, adaptándose a las demandas del entorno digital moderno.
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